راهنمای جامع برگزاری نمایشگاه موفق

همه ساله نمایشگاه های متعدد بازرگانی داخلی و بین المللی با اهداف شناسایی توان تولید و سطح تکنولوژی، مقایسه قیمت ها، شناسایی عرضه کنندگان، جستجوی کالاهای مورد نیاز، شناسایی محصولات جدید، آموزش، شناسایی ایده های جدید، جمع آوری اطلاعات، مذاکره و عقد قرارداد با عرضه کنندگان، گسترش تماس های تجاری و... در سرتاسر جهان برگزار می شوند.

نمایشگاه ها به عنوان یک رسانه، دارای مزایای بی شماری است که می توان به شهرت یافتن و استقرار نام، احتمال عقد قراردادهای پیش فروش و فروش، احتمال دستیابی به تسهیلات مالی، احتمال عقد قراردادهای بیع متقابل، احتمال پیدا کردن نماینده فروش، امکان ارزیابی محصول، امکان ارزیابی مشتری و مصرف کننده و... اشاره نمود.

نمایشگاه موثر نمایشگاهی است که اطلاعات با ارزش به همه بخش های شرکت کننده ارایه دهد و محیط و فضایی ارایه دهد که فعل و انفعالات فردی را برای تبادل موثر اطلاعات تقویت و ترویج کند. حال آن ها افراد را چه از داخل کشور و چه از خارج از کشور در مکانی مناسب گرد هم می آورند تا ارتباطات رو در رو داشته باشند. هم چنین ابزارهای تبلیغاتی مهمی برای بازاریابی بسیاری از کالاها یا خدمات هستند، مطالعه این مطالب به شما کمک می کند تا جلوتر از ضرب الاجل ها باشید، هم چنین کمک می کند تا بر تمام جزییات کار تسلط داشته باشید و می تواند زمینه ساز حضور هر چه موثر شما در نمایشگاه باشد تا از سرمایه گذاری خود، بیشترین بهره را ببرید.

به موارد زیر به عنوان هدف از شرکت در نمایشگاه توجه بفرمایید:

• زیرا رقابت مطرح است.
• زیرا همیشه دراین نمایشگاه حضور داشته ایم.
• زیرا می خواهیم در معرض دید باشیم.
• زیرا می توانیم همه دوستانمان را ببینیم.
• زیرا عدم حضور ما نمایان خواهد بود.
• زیرا تصویری برای کسب حمایت داریم.
• زیرا می خوا هیم از انجمن خود حمایت کنیم.
• زیرا این نمایشگاه در فلان کشور است.

آیا این اهداف از نظر شما، اهداف منطقی جهت شرکت در نمایشگاه است؟ هرگز. این ها اهداف نادرست شرکت در نمایشگاه است. شرکت های بی شماری با اهداف مختلف از جمله تهیه فهرستی از مشتریان بالقوه، مذاکره و عقد قرارداد با خریداران، مذاکره و عقد قرارداد با تامین کنندگان، جمع آوری اطلاعات از بازارهای جدید، معرفی بنگاه و محصول موجود، شناسایی فرصت های فروش، توسعه شبکه فروش، جستجوی نمایندگان جدید، جستجوی تامین کنندگان جدید، تحقیقات و ارزیابی بازار و مصرف کنندگان، معرفی محصولات جدید، مقایسه قیمت ها، شناسایی رقبا و توان آنها، شرکت در مناقصه، ایجاد ارتباط بیشتر با جامعه، قدرت نمایی و ارعاب رقبا، آموزش، دستیابی به ایده های جدید، پیدا کردن شرکای جدید، تبادل تجربه با رقبا و... در نمایشگاه ها شرکت می کنند. آن دسته از شرکت هایی که با اهداف یاد شده و برنامه ریزی که در آینده به آن خواهیم پرداخت در نمایشگاه ها شرکت می کنند تا حد زیادی موفق می شوند.

دلایل موفقیت یا عدم موفقیت در نمایشگاه ها نیز جزو موارد بسیار مهمی است که همواره مدیران شرکت های مختلف را به خصوص قبل از شرکت در هر نمایشگاه، به خود مشغول می سازد. علل شکست در نمایشگاه می تواند عواملی شامل روشن نبودن هدف، عدم تناسب نمایشگاه با برنامه ها و اهداف بازاریابی بنگاه، کمی تعداد بازدیدکنندگان، فقدان یا نقص اطلاعات در مورد نمایشگاه، سو مدیریت در نمایشگاه، کمی بودجه، طراحی نامناسب غرفه، فقدان برنامه ریزی و شتاب زدگی، ضعف تبلیغات و روابط عمومی، عدم آمادگی بنگاه برای پاسخ گویی به تقاضا و بسیاری از عوامل دیگر باشد.

همواره برای بسیاری از مدیران سوالات زیر مطرح می شود:

• آیا این نمایشگاه مناسب حضور شرکت ما است؟
• چه میزان فضا برای شرکت در نمایشگاه لازم است؟
• غرفه آرایی امسال چگونه باید باشد؟
• کدام یک از پرسنل می توانند نمایشگاه را اداره کنند؟
• این نمایشگاه چه میزان تاثیر در فروش شرکت ما خواهد داشت؟
• هزینه های اجرایی شرکت در این نمایشگاه به چه میزان خواهد بود؟
• مخاطبین شرکت ما چه کسانی هستند؟
• چه کسانی را می بایست دعوت کرد تا از غرفه ما بازدید بعمل آورند؟ -

این ها همه نمونه سوالاتی است که از ذهن مدیران شرکت ها می گذرد. شما در مقابل سوالات فوق چه پاسخ هایی را مطرح می نمایید؟

فراموش نکنید که نمایشگاه محلی است که در آن کالاها، خدمات، تکنیک ها و فن آوری های جدید، نوآوری ها، اختراعات و ابتکارات برای معرفی به مردم، سازمان ها و مصرف کنندگان احتمالی، به معرض نمایش گذارده می شود.

عمده رسالت های اصلی یک نمایشگاه نیز می تواند تسهیل ارتباطات تجاری، رونق داد و ستد و تجارت، شناسایی بازارهای جدید، معرفی بنگاه و محصول، اصلاح و تقویت سیستم توزیع و بسیاری موارد دیگر باشد که می بایست نیم نگاهی نیز به این رسالت ها انداخت.

شرکت ها برای حضور در نمایشگاه های داخلی آمادگی های اصلی که در سازمان خود ایجاد می نمایید عبارتند از:

• قابلیت عرضه نرم افزار در سطح عمومی
• کیفیت مورد قبول مشتری
• قیمت رقابتی بسته بندی جذاب
• توان افزایش تولید
• امکان خدمات پس از فروش و پشتیبانی

برای شرکت در نمایشگاه های بین المللی نیز آمادگی های اصلی که می بایست در شرکت ایجاد نماییم عبارتند از:

• توان افزایش تولید
• امکان تسریع در نوبت تحویل
• امکان بهبود کیفیت
• امکان کاهش قیمت
• امکان بهبود بسته بندی
• توان رقابت با رقبا
• امکانات حمل و نقل زمینی، هوایی، دریایی و یا ترکیبی
• امکانات تغییر طراحی محصول
• خدمات پس از فروش گسترده

برنامه ریزی دقیق، مشروح و آمادگی کامل، کلید حضور موفق در یک نمایشگاه است. برنامه ریزی حضور در نمایشگاه در واقع در قالب یک پروژه انجام می شود و زمان آن از ماه ها قبل از شروع نمایشگاه آغاز و به ماه ها پس از آن ختم می گردد. فعا لیت های حضور در نمایشگاه را به سه بخش مختلف تقسیم می کنند: فعالیت ها و اقدامات قبل از بر گزاری )مقدمات(، طی برگزاری )اداره غرفه(، بعد از بر گزاری )پیگیری(. هر یک از این بخش ها یک سیر زمانی را دنبال می کنند که رعایت عامل زمان در انجام آن ها از اهمیت فراوانی برخوردار است. اکنون زمان آن رسیده است که اصول اساسی برای حضور موفق در نمایشگاه را به کار ببندیم.

انواع نمایشگاه ها

نمایشگاه هایی که امروزه در سرتاسر دنیا برگزار می شوند به 3 دسته قابل تقسیم هستند. بهتر است قبل از هر کاری لیست کاملی از این نوع نمایشگاه ها را تهیه کنیم:

نمایشگاه عمومی که جهت معرفی انواع کالاهای مصرفی، واسطه و سرمایه ای و خدمات و تکنولوژی برگزار می شود. در این نوع نمایشگاه ها انواع تولیدکنندگان کالا و یا خدمت در آن حضور دارند که مدتی است این گونه نمایشگاه ها در کشور ما برگزار نمی شود. نمایشگاه تخصصی که جهت معرفی کالاهای خاص به مصرف کنندگان خاص به قصد افزایش فروش فوری برگزار می شود. امروزه میل بیشتر کشور ها به سمت برگزاری این گونه نمایشگاه ها است. در کشور ما نیز در هرسال، تعداد بی شماری از اینگونه نمایشگاه ها در حال برگزاری است

نمایشگاه اختصاصی که جهت معرفی محصولات یا خدمات یک کشور در یک بازار خاص برگزار می شود. نمونه این گونه نمایشگاه ها برای معرفی محصولات تولیدی و خدماتی ایران نیز در سایر کشورها برگزار می گردد.

نمایشگاه اکسپو که جهت بیان ایده ها، تکنولوژی جدید و نمایش توانمندی ها برگزار می شود. نمونه این نوع نمایشگاه به خصوص در کشورهای اروپایی رونق بسیار زیادی دارد.

نمایشگاه عرضه مستقیم که جهت جبران نارسایی سیستم توزیع برگزار می شود. نمونه این نوع نمایشگاه در ایران نیز وجود دارد و می توان به نمایشگاه عرضه مستقیم پوشاک که چند سالی است در اسفندماه در محل دایمی نمایشگاه های بین المللی برگزار می شود اشاره نمود.

تمهیدات قبل از شرکت در نمایشگاه

قبل از شرکت در هر نمایشگاه موضوعات بسیار مهمی وجود دارند که می بایست به آنها پرداخت. این موضوعات می توانند در برنامه ریزی دقیق شما برای حضوری قدرتمندانه موثر باشند.

هدف از شرکت در نمایشگاه را مشخص کنید و به همه تبیین نمایید.

مهم ترین اهداف نمایشگاهی خود را قبل از تصمیم گیری راجع به حضور در نمایشگاه مشخص کنید، اکثر شرکت هایی که در نمایشگاه شرکت می کنند به طور معمول اهداف قابل سنجشی را تنظیم می کنند. به قول معروف اگر نمی دانید کجا می روید، هر جاده ای می تواند شما را به آنجا برساند. پس هر قدر هدف منسجم تر باشد، احتمال دست یافتن به آن بیشتر است. بنابراین روی مهمترین هدف خود تمرکز کنید. تعیین اهداف قابل سنجش و خاص، مهم ترین کاری است که می توانید قبل از شروع هر نمایشگاه انجام دهید.

در اینجا مواردی از آنچه می تواند در اهداف نمایشگاهی شما قرار بگیرد ارایه می شود: افزایش فروش و تقویت سهم بازار، معرفی محصولات خود به یک مخاطب جدید، معرفی شرکت/سازمان، ورود به یک بازار جغرافیای جدید، تقویت تصویر شرکت، تهیه یک بانک اطلاعاتی با ارزش، نمایش کالا /خدمات به شکل واقعی نه در قالب بروشور، انجام ملاقات با همتاهای کاری و همتاهای آتی، انجام تحقیقات بازاریابی، یافتن کارمندان جدید، ارزیابی رقابت، کسب اطلاعات جدید درباره کالا /خدمات، کسب موقعیت صنعتی، مشکل گشایی و ایجاد شبکه با متخصصین، راهنمایی و الگوبرداری برای کارمندان بخش فروش، ملاقات با مشتریان موجود، قرار گرفتن در معرض رسانه های عمومی، تهیه فهرستی از مشتریان احتمالی، مذاکره با مشتریان کلیدی، جمع آوری اطلاعات از بازارهای موجود، کشف بازارهای جدید، عرضه نمونه های جدید، جستجوی نمایندگان و توزیع کنندگان جدید، ارزیابی موقعیت و ابعاد بازار، معرفی نوآوری محصولات/خدمات، ارزیابی موفقیت یک محصول /خدمات در بازار، افزایش سهم مشتری، توسعه روابط عمومی، تبادل تجربیات فنی، افزایش تنوع محصول، آموزش و تحقیق، شرکت در مناقصه، تبلیغات و بسیاری موارد دیگر.

موضوع نمایشگاه از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

همه ساله شرکت های زیادی را در نمایشگاه دیده ام که بدون توجه به موضوع نمایشگاه و بر اساس یک عادت دیرینه و غلط، در تمامی نمایشگاه ها حضور می یابند بی آنکه بهره ای از حضور خود ببرند. به یاد داشته باشید که همواره موضوع نمایشگاه می بایست با اهداف شرکت شما همخوانی داشته باشد.

شعاع موثر نیز دارای اهمیت ویژه ای جهت مشارکت در اجرای هر نمایشگاه است.

قبل از حضور در نمایشگاه ببینید نمایشگاه در کدام سطح منطقه، شهر، استان، ملی و یا بین المللی برگزار می شود و آیا مخاطبین شما در شعاع مورد نظر قرار دارند یا خیر. ممکن است نمایشگاه مورد نظر، همزمان با برگزاری سمینار یا کنفرانس علمی برگزار می گردد، آیا شرکت کنندگان در کنفرانس، مخاطبین خوبی برای محصولات به حساب می آیند؟ آیا این حجم مخاطب، ارزش سرمایه گذاری جهت حضور در نمایشگاه را دارد؟

محل برگزاری به جهت اعتبار محل، سهل الوصول بودن، امکانات پارکینگ با توجه به شعاع موثر و مخاطبین، امکانات ایاب و ذهاب مخاطبین و... از اهمیت ویژه ای برخوردار است. قبل از شرکت در نمایشگاه، تمامی موارد فوق را بررسی نمایید.

شهرت نمایشگاه را مورد بررسی قرار دهید.

ببینید آیا همگان نمایشگاه مورد نظر شما را می شناسند؟ چه میزان اعتبار برای آن قایل هستند؟

هزینه های اجرایی یکی از مهمترین فاکتورهای اساسی حضور در نمایشگاه محسوب می شود.

این هزینه ها که شامل حق العمل برگزار کننده، هزینه های ساخت غرفه و دکوراسیون، هزینه های پرسنلی، هزینه های تبلیغات و روابط عمومی و هزینه های متفرقه می باشد را بررسی نمایید تا بتوانید بهتر در خصوص حضور یا عدم حضور در نمایشگاه فوق تصمیم گیری نمایید.

جمع آوری اطلاعات

جمع آوری اطلاعات در خصوص بایدها و نبایدهای نمایشگاه، شرکت کنندگان دوره های پیشین نمایشگاه، بازدید کنندگان سابق، فضای کلی اختصاص یافته جهت نمایشگاه، اطلاع رسانی به متخصصین و عموم و... را مورد بررسی قرار دهید. برای انتخاب صحیح یک نمایشگاه قبل از حضور در نمایشگاه، به دقت درباره آن تحقیق کنید. مشارکت در نمایشگاهی نامتناسب، اشتباه و پر هزینه است. نخست با سازمان برگزار کننده نمایشگاه مکاتبه کنید و پکیچ اطلاعات مربوط به حضور در نمایشگاه و سایر متعلقات آن را دریافت و با دقت مطالعه کنید.

برخی از منابع اطلاعاتی که می شود جمع آوری نمود عبارت است از: بروشورها، کتابچه های نمایشگاهی که شرکت های نمایشگاهی منتشر می کنند. گاهی اوقات اتاق های بازرگانی و شرکت های نمایشگاهی خصوصی نیز منابع اطلاعاتی خوبی هستند.

دیگر منبع اطلاعاتی مربوط به منطبق بودن موضوع نمایشگاه با ماهیت شرکت کنندگان در یک نمایشگاه می باشند. در نتیجه شرکت هایی که قبل از حضور در نمایشگاه مبادرت به جمع آوری اطلاعات می نمایند، می توانند گام های موثرتری را در راه نیل به اهداف خود بردارند و نسبت به شرکت هایی که ناآگاهانه در نمایشگاه شرکت می کنند به مراتب موفق تر باشند.

اکنون اگر بر اساس تمامی موارد یاد شده، هنوز حضور خود را در نمایشگاه مورد نظر قطعی می دانید، پیشنهاد می کنم موارد ذیل را سرلوحه سایر فعالیت های خود قرار دهید.

تصمیم در مورد نوع مشارکت در نمایشگاه، چه به صورت جمعی و چه به صورت فردی، از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

درخواست برای حضور در نمایشگاه را ارایه نمایید. برای ثبت نام در برخی از نمایشگاه ها باید از ماه ها قبل از برگزاری اقدام نمود زیرا ظرفیت آن ها بلافاصله تکمیل می شود. از این رو باید قبل از برگزاری هر نمایشگاه، فرم درخواست ثبت نام را از برگزار کننده نمایشگاه دریافت نمود و قرارداد و جزییات آن را به دقت خواند و پس از اخذ تصمیم نهایی، اولین پرداخت اجاره بهای غرفه خود را انجام دهید. به طور معمول اطلاعاتی که برگزار کنندگان نمایشگاه برای مشارکت کنندگان ارسال می کنند عبارت است از: فرم ثبت نام، فرم درج اطلاعات لازم در کتاب و لوح فشرده، فرم درخواست کارت شناسایی، فرم درخواست برگزاری سمینار، فرم مجوز ساخت و ساز غرفه، فرم درخواست روادید، فرم مجوز ورود و خروج کالا، فرم درخواست آگهی در کتاب نمایشگاه، نقشه نمایشگاه، نقشه سالن، جانمایی غرفه، درخواست های مورد نیاز غرفه، قوانین و مقررات نمایشگاه، مقررات و قوانین گمرکی، بیمه نامه اقلام نمایشگاهی.

از طرف دیگر اطلاعاتی که شرکت کنندگان به برگزار کنندگان نمایشگاه ارسال می کنند عبارت است از: اندازه و نوع غرفه، شرح کالا یا خدمات مورد نمایش، شرح مشخصات شرکت کننده، نوع و زمینه فعالیت شرکت، لیست کارکنان غرفه، خدمات مورد نیاز غرفه )قفسه، بروشور، مبل، یخچال، فرش، ویترین(. هم چنین شرکت کنندگان باید راجع به طراحی غرفه، قوانین و مقررات ساخت و ساز غرفه، مقررات حفاظت و ایمنی، حمل و نقل کالا و انبارداری، پیمانکاران غرفه و حمل و نقل، تشریفات گمرکی و سایر موارد دیگر را از برگزار کنندگان نمایشگاه کسب نمایند.

لازم به ذکر است کلیه فرم های تکمیلی خودتان را تا قبل از موعد مقرر ارسال نمایید زیرا در موقعیت مکانی غرفه شما موثر است.

بودجه بندی را سرلوحه امور خود قرار دهید. ببینید برای هر بخش از امور نمایشگاهی چه بودجه ای تعریف می کنید. همه جوانب کار را مورد بررسی قرار دهید. فراموش نکنید که حضور در نمایشگاه ها، هم پر هزینه است و هم سازماندهی دشوار دارد، پس بودجه ای تهیه کنید که موارد فوق را در بر گیرد: هزینه های ثبت نام، هزینه های اجاره غرفه، هزینه های کار گر برای تخلیه بار، هزینه های حمل و نقل کالا به غرفه، هزینه های تجهیزات جانبی غرفه، هزینه های کارهای گرافیکی )طراحی(، هزینه های اقامت )هتل(، ویزا، بلیت، خوراک، اقلام تبلیغاتی، کارت ویزیت، هزینه های ترخیص کالا، هزینه های انبارداری و هزینه های ایاب وذهاب.

انتخاب کارکنان غرفه و آموزش آنان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. شرکت های زیادی را در نمایشگاه دیده ام که با صرف هزینه های گزاف حضور در نمایشگاه، متاسفانه به علت عدم استفاده از کارکنان حرفه ای و یا عدم آموزش مهارت های ارتباطی ایشان، هیچ بهره ای از حضور در نمایشگاه نبرده اند. در عوض، بسیاری از غرفه داران نمایشگاهی، مدیران تصمیم گیر را در غرفه ها می آرایند تا سرعت عقد قراردادها را حتی در محل خود نمایشگاه افزایش دهند.

می توان با قاطعیت ادعا کرد که بسیاری از شرکت هایی که در نمایشگاه های بازرگانی حاضر می شوند )به خصوص شرکت های ایرانی( از اهمیت و نقش حضور مناسب کارکنان در غرفه ها غافل می مانند.

برای درک اهمیت نقش کارکنان غرفه ها در موفقیت حضور نمایشگاهی شرکت ها به ویژه برای صادرکنندگان کشور، به ذکر چند نکته مهم و مفید در رابطه با پرسنل نمایشگاهی می پردازم.

برای هر غرفه باید یک مدیر یا سرپرست در نظر بگیرید. به علاوه وجود یک مترجم، کارشناس فنی فروش و یک کارگر که همگی از آراستگی ظاهری و رفتار مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یک از این افراد باید آموزش های لازم را در مورد فعالیت های نمایشگاهی ببینند و نسبت به اهداف شرکت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر داشتن حوصله کافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی کافی برخوردار باشند. رعایت نکات زیر توسط کارکنان غرفه ها، موفقیت موسسات شرکت کننده را افزایش می دهد:

• کارکنان در غرفه ها ننشینند نشستن کارکنان در غرفه ها، این احساس را در بازدید کنندگان به وجود می آورد که کارکنان اهمیتی به حضور آنها نمی دهند و یا اینکه دوست ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدید کنندگان به دنبال نقاط ضعف شرکت شما هستند.
• کارکنان باید از مطالعه در داخل غرفه ها اجتناب کنند. برای جلب توجه بازدید کنندگان فرصت بسیار کم است. بنابراین، فرصت ها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.
• کارکنان باید از سیگار کشیدن، خوردن، آشامیدن و جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب کنند، چرا که بازدید کنندگان علاقه مند و موثر را از پرسیدن منصرف می کنند.
• کارکنان باید با تمام بازدید کنندگان رفتاری مودبانه داشته و حتی الامکان به پرسش های هر یک از بازدیدکنندگان با حوصله پاسخ دهند.
• کارکنان باید از مکالمه تلفنی در غرفه خودداری کنند چرا که ممکن است بازدید کنندگان را از دست بدهند.
• کارکنان باید به گونه ای در غرفه ها بایستند که مانع دید بازدیدکنندگان نگردند. بهترین جا برای ایستادن گوشه های راست و چپ غرفه است.
• مطالب نوشتاری تهیه شده جهت نمایشگاه )کاتولوگ، بروشور،...( را نباید در اختیار هر بازدیدکننده ای قرار داد، زیرا که برخی از آنان بلافاصله یا بعد از چند قدم، آن را دور می ریزند و نظر به صرف هزینه برای تهیه بروشورها، ارایه آن به هر بازدید کننده ای به صرفه نیست.
• کارکنان غرفه ها باید سعی کنند از صحبت کردن با یکدیگر در غرفه ها تا حد امکان خودداری کنند. صحبت کردن در غرفه ها بیانگر بی توجهی به محیط اطراف خود و بازدید کنندگانی است که ممکن است خریداران موثری باشند.
• کارکنان باید برای کلیه مراجعان به غرفه ها به یک میزان ارزش و اعتبار قایل گردند.
• راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدید کنندگان از بعضی غرفه ها، رفت و آمد جلو این غرفه ها را تا اندازه ای مشکل می سازد، بنابراین کارکنان غرفه های مختلف نباید با صحبت با یکدیگر در مقابل غرفه ها این مشکل را دامن بزنند.
• کارکنان باید خوش برخورد باشند تا بدین وسیله بازدیدکنندگان بیشتری را جلب غرفه خود کنند.
• کارکنان باید از نظر ظاهر، آراسته باشند، این امر اگر چه به طور مستقیم در موفقیت شرکت نقشی ندارد اما به طور غیرمستقیم نقش بسیار موثری دارد، چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدکنندگان نسبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن می شود.
• کارکنان غرفه ها در شروع مذاکره با خریداران بالقوه بهتر است نام آنان را پرسیده و هنگام مذاکره از نام آنها استفاده کنند، چرا که هر کسی دوست دارد نام خودش را بشنود.
• کارکنان غرفه ها باید نقش یک عنصر آگاهی دهنده به شرکت خود در خصوص فعالیت های رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا کنند. بدین منظور باید به گونه ای عمل کنند که این نقش به نحو احسن انجام گیرد.

رعایت نکات زیر موفقیت کارکنان غرفه ها را در مورد نقش مذکور افزایش می دهد. کارکنان باید دید کلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یک بازدید کننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاسخ این گونه پرسش ها را بیابند:

• آیا فضای نمایشگاه، فضایی مناسب است؟
• آیا شرکت های نمایش دهنده، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شده اند؟
• آیا محصولات نمایش داده شده، نو و جدیدند؟
• راهروهای غرفه های مختلف از نظر ازدحام جمعیت بازدید کننده چگونه اند؟
• شرکت های دیگر و از جمله رقبا، چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می دهند؟
• کدام غرفه ها شلوغ ترند و چرا؟
• چه محصول یا ایده جدیدی در این غرفه ها ارایه شده که باعث این ازدحام گردیده است؟

کارکنان سپس باید تفاوت های محصولات و غرفه های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی مورد ارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید درون غرفه های رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه ها، کارکنان غرفه ها و نکات مهم دیگر را مورد بررسی قرار دهند.

تبلیغات و روابط عمومی پیش از برگزاری نمایشگاه نیز اهمیت ویژه ای دارد.

چه میزان اطلاع رسانی از طریق چه رسانه هایی انجام داده اید؟ چه میزان کارت دعوت تهیه و صادر نموده اید؟ روش های تبلیغاتی حضور در نمایشگاه به چه صورت است؟ باید ماه ها قبل از برگزاری نمایشگاه، اقداماتی در امر تبلیغات توسط روابط عمومی شرکت شما انجام پذیرد. مدیر روابط عمومی، مسوول تبلیغات و اطلاع رسانی فعالیت های سازمان شما است.

روابط عمومی باید از آگهی های تبلیغاتی، پوستر و دیگر ابزارهای تبلیغاتی استفاده کنند تا امر اطلاع رسانی را به بالاترین سطح برسانند و بازدید کننده بیشتری را جذب غرفه نمایید، سایر وظایف روابط عمومی عبارت است از: تهیه مطالب تبلیغاتی، خبری و گزارشی )ارسال آن به رسانه های جمعی(، تهیه عکس صنعتی، تهیه ماکت )نمونه سازی کالا(،تهیه فیلم های کوتاه از محصولات/خدمات، چاپ بروشورهای جدید، تهیه هدایای تبلیغاتی، تهیه کارت دعوت نمایشگاه، حضور در سیستم های اطلاع رسانی نمایشگاه )کتابچه ویژه نمایشگاه، لوح فشرده و سایت نمایشگاه(، انجام امور سمعی و بصری، طراحی غرفه و سایر برنامه های تبلیغاتی غرفه است.

افزایش توان تولید و آمادگی برای عقد قرارداد در محل نمایشگاه را مد نظر قرار دهید. امروزه در بسیاری از نمایشگاه ها، دیده ام که به محض فروش دستگاه و یا ماشینی به مشتری در محل نمایشگاه، پلاکاردی روی آن نصب می گردد تا اهمیت فروش همزمان را نشان دهد.

تهیه فیلم، عکس، نمونه ها و ماکت را با توجه به نوع فعالیت های شرکت خود، ساماندهی نمایید. به خاطر داشته باشید که کاری که شرکت شما طی سال ها برنامه ریزی نموده است، می بایست در چند روز به نتیجه برسد.

حمل و نقل کالا می بایست به موقع، طبق برنامه برگزار کننده و قبل از شروع نمایشگاه انجام پذیرد. تشریفات گمرکی برای محصولاتی که از خارج کشور تهیه می شوند اهمیت ویژه ای دارد. فراموش نکنید که می بایست زمان تقریبی تشریفات گمرکی را تخمین دقیق بزنید تا محصولات پس از پایان مدت برگزاری نمایشگاه، به دست شما نرسند

طراحی و ساخت غرفه، چند سالی است که در دستور کار شرکت های به ویژه خصوصی قرار گرفته اند. طراحی غرفه، حساس ترین مرحله حضور در نمایشگاه به حساب می آید. بودجه اختصاص داده شده به طراحی غرفه و اهداف حضور در نمایشگاه از مهم ترین عواملی هستند که بر طراحی تاثیر گذار می باشند. غرفه، ویترینی از کار شرکت کننده است و باید به شکلی طراحی و بر پا شود که بیانگر نمایش موضوع فعالیت شرکت کننده باشد. در هنگام طراحی غرفه همواره ازخود بپرسید: آیا آنچه را که انجام می دهیم، به نمایش می گذاریم و یا نشان می دهیم مبین محصولات یا خدمات شرکت ما است؟ از کارهای گرافیکی به طور موثر استفاده کنید. آن ها می بایست به راحتی خوانده شوند و به سرعت درک گردند.

طراح غرفه باید از یک طرف ضمن رعایت مسایل ایمنی )آب، برق، تلفن( و از طرف دیگر عوامل روانی، زیبایی شناختی را در طراحی غرفه بگنجاند. یکی از عناصر اصلی در طراحی غرفه انتخاب رنگ است. نورپردازی نیز از اصلی ترین ابزارهای نمایش کالاها یا خدمات در غرفه های نمایشگاهی است که بر جاذبه غرفه می افزاید. وجود یک اتاق یا قسمتی، جهت انجام مذاکرات و هم چنین محل استراحت کارمندان در طراحی غرفه را مد نظر داشته باشید.

همچنین وسایل سمعی و بصری، از دیگر امکاناتی هستند که علاوه بر افزایش جاذبه غرفه، اطلاعات مفصلی را به بازدید کنندگان ارایه می دهند. هنگام طراحی غرفه باید به اندازه و نوع غرفه توجه نمود. در تعیین اندازه غرفه، متغیرهایی از قبیل: تعداد بازدید کنندگان، حجم کالاهای مورد نمایش، تعداد کارکنان غرفه، اقلام غرفه نمایشگاهی و جریان ترافیک بازدید کنندگان دخیل می باشند. مرحله بعدی غرفه بندی و اجرای ساخت و ساز غرفه است که نکات مهمی باید در آن رعایت گردد.

انواع غرفه ها در نمایشگاه به صورت های نبشی، جزیره ای، شبه جزیره ای، کوچک، بزرگ، عمیق و ال )زاویه( می باشد که در شکل آمده اند. فراموش نکنید که حتی موقعیت غرفه شما در سالن نیز می تواند روی مخاطبین تاثیر گذار باشد. همواره غرفه هایی که در سمت راست سالن قرار دارند با توجه به کشش بدن به سمت راست، از میزان بازدید کننده بیشتری برخوردار است.

نور پردازی نیز اهمیت ویژه ای در جذب مخاطب دارد. فراموش نکنید که غرفه می بایست طوری نورپردازی شود که بیشترین مخاطب به خود جلب نماید.

خدمات سفر، ویزا، بیمه، اسکان و پذیرایی همکاران و میهمانان خارجی را نیز فراموش نکنید.

تمهیدات حین برگزاری نمایشگاه

اداره غرفه را به افراد واجد شرایط، تصمیم گیر و موثر در ارتباطات بسپارید. انتخاب بهترین افراد فنی در غرفه و توضیح اهداف، انتظارات و ضوابط کار به آن ها را در دستور کار خود قرار دهید. پرسنل کار آزموده و با انگیزه غرفه باید از فرصت موجود در جذب مخاطبین و جلب نظر آنها نهایت همت خود را بکار گیرند.

فراموش نکنید که به موقع در مکان نمایشگاه و غرفه حضور داشته باشید و خود را آماده ایجاد ارتباط با مشتری بنمایید.

اطلاع یابی مناسب از سایر غرفه داران و رقبا را نیز فراموش نکنید.

یادداشت برداری از تمامی اطلاعات درخواست کنندگان را نیز فراموش نکنید.

حضور در کنفرانس هایی که برگزار کنندگان نمایشگاه ارایه می دهند را نیز به خاطر داشته باشید.

فراموش نکنید که در غیاب شما فردی در غرفه حضور داشته باشد.

گوش دادن موثر به حرف های مشتریان کلیدی و احتمالی را به پرسنل غرفه بیاموزید.

از ادبیات مجذوب کننده استفاده کنید.

شناسایی مشتریان کلیدی وآمادگی مذاکره با آن ها را فراموش نکنید.

پاسخگویی به سوالات و مسایل مورد توجه و هوشیاری نسبت به موقعیت ها را به خاطر بسپارید.

خستگی، بی حالی، بی حوصلگی، به خواب رفتن، تصویر نا مطلوب از شرکت شما به جای می گذارد.

در قرار و ملاقات های از قبل تعیین شده، وقت شناس و سازمان یافته عمل کنید.

نصب کارت شناسایی روی سینه در تمام مدت حضور در غرفه الزامی است.

بازدید از سایر غرفه داران نمایشگاه و یادداشت برداری از محصو لات یا خدمات آن ها را فراموش نکنید

مراقبت از اقلام غرفه را به فردی بسپارید.

همه کارکنان غرفه بایستی سوالات هماهنگ و مشترکی از بازدید کنندگان بپرسند.

جدی بگیرید زیرا یک نمایشگاه، نمایشی جدی از شرکت شماست.

از بی نظمی و هرج و مرج جلوگیری کنید.

زمانی که مردم کنار غرفه شما می ایستند توجه نمایید زیرا می خواهند با شما صبحت کنند.

مشتریان احتمالی را درباره حضور خود در نمایشگاه مطلع کنید.

نکات کلیدی

برنامه تبلیغات غرفه می بایستی شماره غرفه را در برداشته باشند. برنامه ریزی دقیق و آمادگی کامل برای حضور در یک نمایشگاه در توجه به تمام جزییات است. پس فراموش نکنید که:

• کلیه کارمندان غرفه سوالات هماهنگ و مشترکی از بازدید کنندگان بپرسند.
• داشتن یک پیغام صحیح مهم تر از غرفه داری است.
• همیشه هدایای تبلیغاتی را همراه یک برگ نظر خواهی و اخذ اطلاعات مشتری ارایه کنید.
• از انباشتن اقلام تبلیغاتی خود روی پیشخوان یا میز غرفه اجتناب کنید.
• کارهای گرافیکی غرفه خود را بیشتر مد نظر قرار دهید.
• عکس ها و پوسترهای بزرگ بسیار قابل اعتماد هستند و بدون کمک کارمندان غرفه در معرض دید همگان قرار می گیرند و پیغام اصلی را در کمتر از دو دقیقه ابلاغ می کنند.
• بازدید از غرفه را برای بازدید کننده لذت بخش کنید و آن را از حالت نمایشی صرف بیرون آورید.
• نمایشگاه تنها راهی است که می تواند شما را یک گام جلو تر از رقبای صنعتی قرار دهد.
• به درستی کار را انجام دهید زیرا شرکت شما می تواند کار یک ماهه را در سه روز انجام دهد.
• مشتریان احتمالی خود را مطلع سازید.
• با بازدید کنند گان خود کم محلی نکنید.
• با هزینه ای کمتر به غرفه خود ظاهر محترمانه بدهید.
• میز کوچکی برای قرار دادن نشان و شعار های شرکت در نظر بگیرید.
• کارت ویزیت خود را همراه با هدایای تبلیغاتی کوچک که نشان شرکت و شماره تلفن روی آن است به مشتریان اصلی بدهید. بهتر است هدایای تبلیغاتی شما، به نوعی با فعالیت شرکت شما همخوانی داشته باشد. روزی در بازدید از نمایشگاهی، غرفه ای دیدم که فعالیت آن لوازم پزشکی بود و با کمال تعجب دیدم که در جلسات معارفه با مشتریان احتمالی، مدیر غرفه، به مشتریان ساعت هدیه می داد. از خودم پرسیدم آیا برای این شرکت با این نوع فعالیت امکان ارایه هدیه ای مرتبط با نوع فعالیت میسر نبود؟ آن شرکت می توانست هدایایی همچون دماسنج، به مشتریان اهدا نماید.
• اطلاع از هتل ها و پرواز ها را مد نظر داشته باشید.
• ارزیابی از عملکرد غرفه خود در مقایسه با دیگران را فراموش نکنید.
• افرادی که در غرفه کار می کنند باید اطلاعات مفید به بازدید کنندگان ارایه دهند.
• کالا های نمایشی به موقع وارد نمایشگاه شوند.
• خدمات نمایشگاهی را در موعد مقرر سفارش دهید.
• مردم را تشویق کنید تا از غرفه شما بازدید کنند.
• استفاده از فرصت های تبلیغاتی که برگزارکنندگان نمایشگاه در اختیارتان قرار می دهد از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
• بگذارید بازدید کنندگان، مشارکت کننده باشند و به این طریق یک تجربه تعاملی برای بازدید کننده بوجود می آورید.
• در نمایشگاه آنچه مردم را جذب می کند، نمایش کاربردها و چگونگی استفاده از خدمات و کالاها است. معمولا - در نمایشگاه های مختلف دیده ام که غرفه هایی که محصولشان را راه اندازی و یا به کار می اندازد، همواره مخاطب بیشتری دارند. به عنوان مثال، نحوه کاربرد یک دستگاه جوشکاری، همواره بهتر از نمایش یک دستگاه بدون عمل است.
• نمایشگاه می تواند محلی باشد که رقبای شما شایعاتی را در عدم حضور شما ترتیب دهند مبنی بر اینکه شرکت شما رو به نابودی است.
• فاکتورهایی که نمایشگاهی را موفق می کنند، تبلیغات پیش از نمایشگاه، تبلیغات در زمان نمایشگاه، تکنیک های جلب توجه بازدید کننده از اهمیت ویژه ای برخوردارند.
• یک نقشه گرافیکی طراحی کنید که مسیر غرفه شما را مشخص می کند. در نمایشگاه ها دیده ام که انگشت - شمارند شرکت هایی که به این مهم توجه کرده اند. به طور قطع شما هم فروشگاه هایی را در مراکز تجاری دیده اید که از در ورودی مرکز تجاری، تا در فروشگاه را با قرار دادن رد پا، مشخص نموده اند.
• نام شرکت خود را وارد نشریه یا روزنامه کنید.
• از کارکنان غرفه خود بخواهید تا به همه مشتریان احتمالی تلفن کنند.
• مشتریان و خریداران احتمالی خود را با پست الکترونیکی بمباران کنید.
• مسیر دقیق به طرف غرفه خود و شماره آن را مشخص کنید.
• در خصوص جانمایی غرفه با برگزارکننده نمایشگاه مذاکره کنید.
• از میز کار به عنوان سنگر استفاده نکنید.
• میز ها را در کنار غرفه قرار دهید و همیشه یک ورودی آزاد داشته باشید.
• بروشور و کاتالوگ ها را روی میز تلنبار نکنید.
• اقلام تبلیغاتی را روی میز ها انباشته نکنید.
• همیشه از بازدید کنندگان بپرسید که چقدر با محصولات یا خدمات شرکت شما آشنایی دارند.
• جزییات در غرفه به خوبی دیده شوند. - استفاده از ساک های تبلیغاتی را فراموش نکنید.
• هر آنچه که به مشتری ارایه می شود باید حاوی اطلاعات شرکت شما با ذکر اطلاعات تماس با شرکت باشد.

تمهیدات پس از برگزاری نمایشگاه

پیگیری و ارزیابی بعد از پایان نمایشگاه، نمایانگر بسیاری از موارد در فعالیت های نمایشگاهی است. نمایشگاه تمام شده است. شما خسته هستید. فقط می خواهید استراحت کنید. اما اشتباه نکنید. همان قدر که حضور در نمایشگاه مهم بود و اهمیت داشت، پیگیری مشتریان احتمالی نیز حایز اهمیت می باشند بنابراین این کارها را انجام دهید:

• ارسال کارت یا نامه تشکر ساده به بازدید کنندگان.
• ارسال سریع بسته اطلاعاتی.
• ملاقات با برخی از بازدید کنندگان.
• در اختیار گذاشتن اطلاعات بیشتر به مسوولین رسانه ها بعد از پایان نمایشگاه.
• پی گیری تمامی سفارشات و اطلاعات درخواست شده بازدید کنندگان یا مشتریان.
• تهیه فهرستی از تمام بازدید کنندگان یا خریداران و اطلاعات تماس آن ها.
• مرور مواردی که در بهبود آینده شما موثر هستند.
• ارزیابی از گزارشات، موفقیت.
• آمار فروش نمایشگاهی را تهیه نموده و اطلاعات دریافتی را در پرونده ای قرار دهید تا در سال های آتی، منبع مناسبی برای حضور قدرتمندانه در نمایشگاه باشد.

در هر صورت پیگیری نتایج با کسب تعداد بازدید کنندگان عمده آغاز می شود و برای درک آن از کارمندان غرفه خود بخواهید تا در خصوص هر مشتری احتمالی واجد شرایط، مطالبی را یادداشت نمایند که نیازهای بازدید کننده را شناسایی می نماید.

بازدید از یک نمایشگاه

برای بازدید از یک نمایشگاه نیز موارد بسیار مهمی وجود دارد که می بایست به آن ها توجه داشت. فراموش نکنید که اقدامات بازدید از یک نمایشگاه نیز به سه قسمت تمهیدات قبل از بازدید از نمایشگاه، تمهیدات حین بازدید از نمایشگاه و تمهیدات پس از بازدید از نمایشگاه تقسیم می شود.

بازدید کنندگان نمایشگاه اقشار مختلفی هستند که عمده ترین آن ها عبارتند از:

• بازرگانان (وارد کنندگان، صادر کنندگان و توزیع کنندگان)
• دانشجویان
• نمایندگان فروش
• افرادی که در جستجوی کار و حرفه هستند
• افراد عادی
• خبرنگاران
• متخصصین فنی و پژوهشگران
• سایر افرادی که به طور معمول و برای سرگرمی در نمایشگاه حضور می یابند و سرگرم تهیه کاتالوگ و بروشور هستند.

تمهیدات پیش از بازدید از نمایشگاه

پیش از بازدید از هر نمایشگاهی ارایه یک برنامه از پیش تعریف شده از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این برنامه ریزی می بایست در برگیرنده تصمیم گیری آگاهانه در مورد بازدید از نمایشگاه، تعیین هدف از بازدید، سازماندهی)زمان، هزینه،نیروی انسانی، تدارکات و...(، حضور فعال در نمایشگاه، ارزیابی بازدید، تهیه گزارش و در نهایت به پیگیری ختم می شود.

پیش از حضور در نمایشگاه 4 اقدام مهم می بایست انجام پذیرد. این اقدامات شامل تحقیقات اولیه، تعیین اهداف بازدید، انتخاب و گزینش نمایشگاه و تعیین تیم بازدید کننده می باشد.

تحقیقات اولیه

تحقیقات اولیه پیش از بازدید از نمایشگاه به قرار زیر است.

مطالعه کتاب یا کاتالوگ نمایشگاه و اطلاع از زمان و مکان و هزینه های و شرایط حضور بازدید کننده تعیین جلسات، اماکن، صنایع، سالن ها و موارد مهم که باید بازدید شوند

تصمیم در مورد مترجم (آشنا به صنعت)

مراجعه به اتاق های بازرگانی مشترک، سفارت خانه ها یا آژانس های خدماتی خدمت دهنده در مورد نمایشگاه مورد نظر و اخذ اطلاعات

مکاتبه با صاحبان غرفه ها و رزرو روز و ساعت ملاقات در غرفه

برنامه ریزی و تعیین محل اقامت، هتل، وسیله نقلیه و...

تشکیل گروه بازدید کننده و صرفه جویی در هزینه ها

تهیه بلیط برگشت open و پیش بینی بازدیدهای بعد از نمایشگاه از کارخانجات و موسسات

اهداف بازدید ازنمایشگاه

اهداف عمده بازدید از نمایشگاه نیز عبارتند از:

اطلاع از پیشرفت های فنی و ایده یابی

پیدا کردن و خرید دستگاه یا ماده اولیه مورد نظر

پیدا کردن یک یا چند تامین کننده مطمئن

اخذ نمایندگی فروش

معرفی محصول یا خدمت برای فروش

قرارداد همکاری تحت لیسانس یا مشارکت

شناسایی نمایندگان کمپانی ها

شناسایی محیط بازرگانی و صنعتی کشور میزبان

آموزش

شناسایی محصولات جدید

انتخاب و گزینش نمایشگاه

انتخاب و گزینش نمایشگاه می بایست به بر اساس موارد ذیل باشد.

تعداد و اهمیت غرفه داران

هزینه های بازدید

فصل انجام بازدید

شعاع موثر نمایشگاه

نظرات اشخاص خبره و بازدید کنندگان قبلی

محتویات کتب و راهنماهای سال های قبل نمایشگاه و اطلاع از غرفه ها، شرکت کنندگان و بازدید کنندگان

تیم بازدید کننده و مشخصات بازدید کننده ها

دانش و اطلاع کافی از محصولات یا خدمات

دانش و اطلاع کافی از امکانات و مقدورات، همچنین مشکلات، نیازها و ضعف ها

مهارت برقراری ارتباط، مذاکره و چانه زنی

مهارت بازرگانی )خرید یا فروش(

دانستن زبان فنی و تخصصی و اطلاع از اصطلاحات

دانستن یک زبان بین المللی )انگلیسی یا آلمانی(

پشتکار، علاقه، اعتماد، اشتیاق، انصاف، انعطاف، صبر، انرژی و..

تجربه کار تیمی

تمهیدات حین بازدید از نمایشگاه

شناسایی محیط نمایشگاه

شناسایی امکانات خدماتی نمایشگاه

شناسایی محیط صنعتی و بازرگانی آن کشور

انجام بازدیدها براساس برنامه قبلی

برقراری ارتباطات با غرفه دارها

شرکت در سخنرانی ها و سمینارها و میزگردها

یادداشت برداری یا ضبط صوتی و تصویری

برقراری ارتباط با اعضای صنف

برنامه ریزی بازدید از غرفه ها

بر اساس اسامی و صنایع منتخب

بر اساس نیاز فنی و اطلاعاتی

قرار بازدید از کارخانه ها

برقراری ارتباطات

رد و بدل کردن کارت ویزیت، آدرس و تلفن

ارایه جزوه یا بروشور درمورد بنگاه یا صنعت

تکمیل فرم ها و پرسشنامه ها

زمینه سازی برای ملاقات های بعدی

تمهیدات پس از بازدید از نمایشگاه

منظم کردن صورتجلسات، نمونه ها، نشریات، کارت ها، کاتالوگ ها، بروشورها، کتب، تصاویر و... برای اقدامات بعدی )درصورت لزوم( ادامه اقامت در آن کشور برای بازدید از صنایع و کارخانه ها

پیگیری قرارها و ارتباطات

ارزیابی ثمربخشی کار

تهیه گزارش )اشاره به ضعف ها و توصیه برای بهبود کار(

پیگیری دایمی